Gedrag van medewerkers veranderen of accepteren dat een verwachting onjuist is


Een weblog over het verschil tussen functies en rollen en de haalbaarheid van verwachtingen.

Geloof jij dat bijles in exacte vakken gaat beklijven bij een artistiek talent? Geloof jij dat je iemand die de meest doelgerichte en behendige spits is, gelukkig en productief gaat worden op de linksbackpositie? Geloof jij dat iemand die niets liever doet dan vanuit zijn zolderkamer nieuwe samples uitbrengen in de dancewereld, fysiek en mentaal gezond blijft als diegene een groot publiek mag entertainen met diezelfde platen? Geloof je dat een mega efficiënte proces operator ooit energie gaat krijgen van acquisitie?

Bovenstaande vragen zijn, met uitzondering op de regel, eenvoudig te beantwoorden. Over het algemeen geven we ruimte aan iemands talent. Mits hij/zij op andere gebieden niet negatief opvalt! Mochten we teleurgesteld zijn in iemands functioneren, dan ligt deze oorzaak vaak niet bij diegene zelf. Maar is het de verwachting van zijn omgeving die niet wordt waargemaakt en waardoor spanningen worden veroorzaakt. Ieder vormt zijn mening op basis van hetgeen hij/zij zelf denkt, voelt en heeft ondervonden. Deze persoonlijke bagage maakt dat we een verwachtingspatroon hebben van een ander, die vaak dicht bij onze eigen (onbewuste!) voorkeuren liggen.

Functies die zorgen dat de organisatie duurzaam en optimaal functioneert.

Wanneer wij kennis maken met organisaties valt het ons op dat men van ons verwacht dat we gedrag van medewerkers veranderen. Deze verwachting zegt vaak minder over de medewerkers dan over de groepsdynamiek binnen die organisatie. Het geeft aan hoe organisaties op dat moment naar hun medewerkers kijken. Vaak zit er vanuit management en collega´s veel spanning op het verschil tussen het waarneembare gedrag en het gewenste gedrag. Om dit spanningsveld te begrijpen is het handig om gewenst gedrag binnen een organisatie onder te verdelen in twee domeinen:

1. Kansen en bedreigingen uit diverse hoeken worden waargenomen en adequaat gemeld binnen de organisatie. Deze eigenschap van een team zorgt voor duurzaamheid, doordat iedere medewerker andere zaken waarneemt en zich veilig voelt om deze kansen en bedreigingen te delen met het team, kunnen zij adequaat reageren op de omgeving.

Als bedreigingen uit diverse hoeken van een organisatie kun je denken aan: Een veranderende marktbehoefte, een langzaam stijgende integrale kostprijs, een technisch mankement in de tijd als het prototype wordt doorontwikkeld of het verminderen van klanttevredenheid en de gemiste kansen om meer producten/diensten weg te zetten bij bestaande klanten. Het zijn allemaal voorbeelden die, wanneer ze niet worden opgemerkt/gemeld, op de lange termijn de duurzaamheid van een organisatie kunnen bedreigen.

2. Daarnaast is het idealiter zo dat een team alle taken, processen en verantwoordelijkheden waarneemt en bijdraagt aan het realiseren hiervan. Deze tweede eigenschap draagt bij aan optimalisatie van een organisatie, vaak een winstgevend proces waardoor de organisatie fit blijft. Taken, processen en verantwoordelijkheden die alle vier essentieel zijn voor optimalisatie, maar niet door dezelfde personen zouden moeten worden uitgevoerd zijn: Acquisitie/New Business, ontwikkelen nieuwe salesstrategie, Vormgeven aan waterdichte en tevens werkbare leveringsvoorwaarden en bewaken van de teamsfeer, zodat iedereen optimaal blijft functioneren.

De verwachting die veel organisaties hebben is dat een functieomschrijving met handtekening of een mondelinge afspraak in het voorafgaande functioneringsgesprek voldoende zou moeten zijn voor een medewerker om gewenst gedrag te gaan vertonen. Deze behoefte aan gewenst gedrag ontstaat vaak, omdat ieder op zijn manier opmerkt wanneer de duurzaamheid en optimalisatie onder druk komen te staan. Je kunt deze behoeftes binnen een organisatie ook zien als ‘functiebeschrijvingen’. Wat zou er allemaal aan werk moeten worden verzet om de organisatie duurzaam en optimaal te laten functioneren?

Rollen bepalen welk deel van duurzaam en optimaal functioneren iemand op zich neemt.

Wanneer het waarneembare gedrag bijdraagt aan het functioneren van een organisatie en in lijn ligt met het gewenste gedrag, dan benoemen wij dit gedrag zelden tot nooit. De kans dat we gedrag gaan veroordelen wordt groter, daar waar het waarneembare gedrag verder weg komt te liggen van het wenselijke gedrag. Zo duidelijk als de voorbeelden in de inleiding zijn, zo vaak zien wij binnen organisaties dat men onjuiste verwachtingen van medewerkers heeft.

De allesbepalende factor is de rol en het bijbehorend gezichtsveld van medewerkers. Deze rollen en gezichtsvelden zijn nauwelijks ontwikkelbaar en kunnen niet worden aangeleerd. Dit is ook niet nodig! In een team waar de diversiteit klopt en de psychologische veiligheid hoog is, is iedere rol even waardevol.

Terugkomend op deze rol en het bijbehorende gezichtsveld. Binnen dit gezichtsveld kan een medewerker e.e.a. waarnemen. Denk aan: Kansen en bedreigingen voor de organisatie, maar ook taken, processen en verantwoordelijkheden die bijdragen aan optimalisatie. Ook bepaald dit gezichtsveld de manier van reageren. Reageert iemand vanuit zijn eigen rol (specialistische kijk) of vanuit de meest passende optie bij een situatie die zich voordoet (generalistische kijk).

Een confronterende en tegelijk strategisch duurzame manier van kijken naar organisaties

Deze manier van kijken naar organisatie is een confronterende manier, omdat je gedrag medewerkers niet kunt veranderen. Wel is het zo dat niet primair gedrag zichtbaar wordt wanneer de omgeving functies verwacht van een medewerker (zie ‘Functies die zorgen dat…’) die totaal niet bij zijn/haar rol passen (zie ‘Rollen bepalen welk deel…’).

Terugkomend op verwachtingen. Wanneer je verwachtingen hebt op het gebied van functies, die passend zijn bij iemands rol, is de kans dat je teleurgesteld wordt erg klein. Dus verwijt niet de ander dat hij gedrag laat zien wat jouw niet aanstaat. Maar faciliteer de ander om zijn functie vanuit zijn rol te laten vervullen.

Wij wensen iedere organisatie duurzaam en optimaal ondernemerschap! Pas hiervoor het team aan op de strategie. Kies niet alleen voor de weg van de minste weerstand: Het aanpassen van de strategie op het huidige team. Benieuwd wat het verschil is binnen jullie organisatie? Bel/mail gerust. Mooie werkdag!

xx Deze weblog werd geschreven door Loes Heldens.
Meer weten? Neem dan contact met haar op.


Reacties


Nog geen reacties geplaatst...




Plaats je eigen reactie


  
    Reactie:
  
    Naam:    
    E-mail:
 Uw e-mailadres wordt niet getoond